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如何做好邮件礼仪,且听我慢慢道来:篇

泡沫乐园 2022-05-06 13:04

当我第一次开始写电子邮件时,我真的很担心。

或许已经习惯了日常生活中的微信、短信、电话等聊天工具。当我第一次开始使用电子邮件时,这种更正式和书面的交流方式总是让我对电子邮件的大小感到难过。

或适度过度,或短暂糟糕。

说实话,我对电子邮件的恐惧直到今天仍然存在。不过比起以前,它更有信心轻松搞定了。

实际上,电子邮件就像一个人,糟糕的电子邮件可能是毁灭性的。例如邮件附件过大如何处理,将“全部回复”错误地解释为“回复”,导致隐私信息被宣传。等等,太多了。

每节课都告诉我们,我们必须注意这件小事。但是,在邮件的问题上,总会有一些人接二连三的掉以轻心。

那么,如何做好邮件礼仪,慢慢听我说:

一、主题明确,用词恰当

主题通常是大多数人对电子邮件的第一印象。邮件的内容及其重要性可以在主题上得到淋漓尽致的展示。

1.标题要简洁干练;

2.标题要与邮件正文内容一致;

3.标题不能为空,除非是发给自己的;

4.标题可以使用适当的标点符号来强调信息的重要性,例如感叹号;

5.如果多次回复时讨论内容发生变化,请及时更改邮件主题。

二、谦虚有礼,用好话

俗话说,对很多人有礼貌并不奇怪。对于生活在所谓礼节的我们来说尤其如此。

在你的电子邮件中尽量保持礼貌和礼貌,这样即使你处理得不好,也能得到最大可能的原谅。

1.区分上级和下级

如果是高级管理人员,请用你来称呼对方,不要直呼其名。

如果是同事或下属,尽量不要使用你、我等明确区分关系的词语,以免邮件出现分裂。

2.把握开头和结尾的套路

一开始,如果你对收件人很熟悉,你可以使用 Dear, XX。否则,尽量使用HI。

另外,以一些最好的问候结束,或者祝你好运,一切顺利。

三、文字流畅,逻辑恰当

正文是电子邮件的核心内容。获取邮件内容很重要:

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1.一次性讲完

考虑如何在一封电子邮件中组织所有内容。不要等待外发电子邮件继续添加更新电子邮件。

2.文字流畅合乎逻辑

如果文字很长,建议使用麦肯锡的结构化思维,先有结论。

其次,对于具体的多项目描述,建议使用1、2、3、理性总结。

3.合理强调文字内容

全文强调意味着没有强调。所以,在写文的时候,一定要注意克制自己的强调欲望。

只选择并强调您认为最重要的内容。

强调的方式有很多,比如加粗、加文字背景色等。

4.谨慎使用表达式

电子邮件代表业务,请谨慎使用表情符号。往往一个表情就能让整个气氛变得轻浮。当然邮件附件过大如何处理,如果有必要这样做,也是可以的。

这只是一个谨慎的问题。

5.避免拼写错误

这是对人最低限度的尊重。而且,在发送电子邮件之前,请仔细检查以确保没有任何问题。

四、关于附件

有时,工作需要在电子邮件中上传附件。但是,您必须记住:

1.附件不能太大

例如Outlook的最大文件大小为50M,但并不代表只有文件超过50M才可以通过其他方式解决。

一般情况下,邮件附件不要超过2M,当然大一点也没关系。

如有必要,请考虑使用云存储而不是附件直接放入电子邮件中。

2.有附件,必须在文中注明

如果有附件,一定要通知收件人有附件。

例如:如果附件是XXX

另外,如果百度云替换附件,请在上面写上具体的链接和密码。

最后,请注意附件名称应与主题和正文内容匹配。